Как наградить работника почетной грамотой?

Добрый день, форумчане!
Сотрудник написал, что хочет получить почетную грамоту, т.к. у него стаж 40 лет и он может претендовать на льготы и звание ветерана труда.

Как должна происходить процедура выдачи:
- представление о награждении
- собственно выдача грамоты.

Что указывать в представлении: за добросовестный труд и т.д. и т.п.? нужно ли приурочить к какой-либо дате или событию? или это должна быть именно дата, когда стаж достиг 40 лет? 

Сотрудник планирует потом подавать эту грамоту для получения льгот.